Hôm trước có bạn hỏi tôi, làm thế nào mà tôi có thể làm được nhiều việc cùng lúc như vậy. Thực ra, phép màu nằm chính ở việc…tôi lười. Ai chơi lâu với tôi sẽ hiểu tôi lười như nào. Các bạn mới chỉ chứng kiến sự lười của tôi qua việc làm video youtube hay viết bài thôi, chứ ở ngoài tôi còn lười khủng khiếp. Nhưng cũng vì lười, nên tôi phải ra mọi cách có thể để làm cho nhanh còn đi chơi.
Thực ra, cách thức quản lý công việc thì có rất nhiều, bạn có thể đọc trong sách vở hoặc tham khảo trên mạng. Nhưng hôm nay, tôi vẫn giới thiệu một cách quản lý thời gian và công việc mà tôi đang áp dụng thời gian . Tiêu chí của cách làm này là ngon-bổ-miễn phí, tức là ai cũng có thể làm được và không tốn xu nào.
Nhìn vào hình chụp này thì các bạn cũng hiểu tôi chia hệ thống quản lý của mình thành 4 cấp: (1) việc cần làm ngay hôm nay, (2) việc còn tồn đọng trên cơ quan, (3) việc khác không liên quan và (4) hoàn thành. Ứng dụng tôi xài ở đây là Google Doc, hoàn toàn miễn phí và có thể tạo check list và tick vào như những phần mềm tốn kém nào khác. Nếu các bạn muốn đặt giờ, thì nhìn ngay sang bên phải có ô “TASK”, giúp các bạn đặt lịch hẹn như một ngôi sao thực thụ.
Mỗi sáng, việc các bạn cần làm là liệt kê hôm nay cần làm gì. Nhớ là cần làm hôm nay, chứ không phải liệt kê cho cả tháng. Nếu bạn có việc quan trọng cả tháng, bạn có thể điền vào mục (2) hoặc (3), tùy theo điều kiện hiện tại. Nếu bạn là người phải làm theo quy trình như tôi, thì có thể liệt kê luôn các quy trình và tick vào ô khi đã hoàn thành.
Trong hình ảnh trên, có phần tôi tô màu đỏ, vì đó là những việc quan trọng đang cần làm gấp. Quy trình có 4-5 bước, xong ô nào tôi tick luôn ô đó. Tôi hay gọi đó là “cảm giác thành tựu”, vì chứng kiến một việc nhỏ được hoàn thành. Mỗi ngày tích lũy được vài dấu tick là bản thân cũng thấy vui lắm rồi.
Với học sinh-sinh viên, các bạn có thể làm theo cách tương tự, chia thành (1) Việc cần làm hôm nay (2) Việc quan trọng trong tuần/tháng (3) Hoàn thành. Chẳng hạn ngày hôm nay bạn cần học (1) 50 từ mới tiếng Anh (2) Đọc 10 trang báo (3) Nghe 30 phút (4) Luyện nói 15 phút, các bạn ghi hết vào mục số 1. Hoàn thành tới đâu thì tick bỏ tới đó, cảm giác rất là phê.
Nhưng vẫn có một lưu ý nhỏ với các bạn rằng, đó là cách quản lý công việc chỉ thực sự hiệu quả, nếu các bạn “nghĩ trước khi làm”. Đừng cắm đầu vào làm ngay vì chắc chắn sẽ không hiệu quả. Làm gì, cần gì, thì hãy nghĩ trước. Nghĩ cách làm cho thông minh, sáng suốt. Nghĩ chán chê mê mỏi rồi hẵng làm, hiệu quả sẽ khác.
Một ví dụ kinh điển mà tôi hay đưa ra, đó là thay vì mỗi ngày học 50 từ, sao bạn không học luôn một lèo 200-300 từ? Có bạn sẽ phản biện rất nhiều chất xám rằng, làm sao mà nhớ được 200-300 từ, hoang đường. Thực tế, chưa thử sao biết, mà không được thì phải tìm cách, vậy thôi. Vừa muốn đi chơi, vừa muốn học hành tốt, khó lắm các bạn ơi.
Trên đây là bài tham luận của tôi về cách quản lý công việc. Các bạn có thể tham khảo và áp dụng nếu thấy phù hợp. Hãy cải biên nếu thấy chưa ổn và nhắn tin tôi nếu có chỗ nào có thể làm tốt hơn. Tôi sẵn sàng nghe chia sẻ của các bạn.
Chúc một ngày tốt lành,
Lê Quang Minh
